18 Aug Filing obligations with the Aruba Chamber of Commerce / Obligaciones en la presentacion ante la Cámara de Comercio de Aruba
Dear client,
With this e-mail we wish to remind you of two obligations for which the date of September 1, 2019 is important
1. Filing of the shareholders register
The board of your company is required to keep an up-to-date register with details concerning the company’s shareholders. The board is obliged to file a copy of this register with the Chamber of Commerce within eight months after the financial year has ended, including all changes to the register during the previous year. This deadline cannot be extended. Consequently, for most companies – i.e., companies whose financial year is the same as the calendar year – a copy of the shareholders register must be filed no later than September 1, 2019.
2. Preparation, approval, and filing of the financial statements
Your company’s financial statements must be prepared and then presented to the annual general meeting of shareholders (‘AGM’) for approval within eight months after the financial year has ended. Consequently, in most instances the financial statements for the year 2018 must be drawn up and presented to the AGM for approval no later than September 1, 2019.
A copy of your company’s financial statements must be filed with the Chamber of Commerce within eight calendar days after they have been approved by the AGM.
If your company’s financial statements for the year 2018 have not yet been prepared and presented to the AGM for approval, the AGM may decide that special circumstances exist that justify extending this deadline by no more than six months. This generally results in an extended deadline of March 1, 2020. The Chamber of Commerce assumes that a copy of the minutes evidencing the resolution to extend the deadline must be filed with the Chamber of Commerce also.
Assistance in complying with these obligations
It is of the utmost importance that you comply with the obligations described above. Failure to file a copy of your shareholders register and/or your financial statements on time constitutes a criminal offense and may result in a fine of up to AWG 5,000 per offense. Moreover, the Chamber of Commerce may (eventually) also use this non-compliance as grounds to request the dissolution of the company. In past years the Chamber of Commerce exercised restraint in verifying compliance with the filing obligations and imposing sanctions; however, it will not continue to do so.
Please let us know if you would like ATLAS to assist you with this filing obligation.
Regards,
Estimado cliente,
Con este correo electrónico les recordamos dos obligaciones importantes para la fecha del 1 de septiembre de 2019.
1. Presentación del registro de accionistas
El directorio de su empresa está obligado a mantener un registro actualizado con los detalles de los accionistas de la empresa. El directorio está obligado a presentar una copia de este registro a la Cámara de Comercio dentro de los siguientes ocho meses a la finalización del año financiero, incluidas todas las modificaciones del registro del año anterior. Este plazo no puede prorrogarse. En consecuencia, para la mayoría de las empresas, es decir, las empresas cuyo año fiscal es el mismo que el año calendario – una copia del registro de accionistas debe ser presentado a más tardar que el 1 de septiembre de 2019.
2. Preparación, aprobación y presentación de los estados financieros
Los estados financieros de su empresa deben ser preparados y luego presentados a la junta general anual de los accionistas (“AGM”) para su aprobación dentro de los ocho meses siguientes a la finalización del año financiero. Por consiguiente, en la mayoría de los casos los estados financieros para el año 2018 deben ser elaborados y presentados a la AGM para su aprobación a más tardar el 1 de septiembre de 2019.
Una copia de los estados financieros de su compañía debe ser archivada con la Cámara de Comercio dentro de ocho días calendario después de haber sido aprobados por la Junta General.
Si los estados financieros de su empresa para el año 2018 aún no han sido preparados y presentados al AGM para su aprobación, la AGM podrá decidir que existen circunstancias especiales que justifiquen extender este plazo por no más de seis meses. Esto generalmente se traduce en un plazo extendido del 1 de marzo de 2020. La Cámara Comercio sostiene que una copia del acta que acredite la resolución para prorrogar el plazo debe ser archivado también en la Cámara de Comercio.
Asistencia para el cumplimiento de estas obligaciones
Es de suma importancia que se cumplan con las obligaciones descritas anteriormente. No presentar una copia de sus accionistas y / o sus estados financieros a tiempo constituye un delito penal y puede resultar en una multa de hasta AWG 5,000 por ofensa. Además, la Cámara de Comercio puede (eventualmente) también utilizar este incumplimiento como motivo para solicitar la disolución de la empresa. En años anteriores la Cámara de Comercio ejerció moderación al verificar el cumplimiento de las obligaciones de imponer sanciones; sin embargo, no continuará haciéndolo.
Por favor, háganos saber si desea que ATLAS le asista con la presentación de esta obligación.
Saludos,